Выбор читателей
Популярные статьи
В этом уроке мы рассмотрим отражение в 1С:Бухгалтерии 8.3 (редакция 3.0) операций с корпоративными картами.
Корпоративной называется банковская карта, привязанная к карточному счёту организации.
Обычно организация заводит специальный карточный счёт в банке и привязывает к этому счёту нужное количество банковских карт, которые называются корпоративными.
На этот карточный счёт организация переводит средства со своего основного расчётного счёта, а сотрудники организации, которым выданы корпоративные карты, снимают деньги с этих карт себе под отчёт .
Затем сотрудники отчитываются о расходовании средств снятых по корпоративным картам при помощи авансовых отчётов .
Плюсы корпоративных карт очевидны:
Требования при работе с корпоративными картами:
Напоминаю, что это урок и вы можете смело повторять мои действия в своей базе (лучше копии или учебной), главное чтобы версия базы была 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Для работы с карточным счётом в бухгалтерии используется счёт 55 "Специальные счета в банках".
Посмотрим теперь эти же операции в "тройке" (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0).
Перевод денежных средств с основного расчётного счёта организации на карточный оформляется обычным списанием с расчетного счета.
Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Банковские выписки":
Создаём документ "Списание с расчетного счета":
Указываем вид операции "Перевод на другой счет организации", наш карточный счёт и бухгалтерский счет 55.04.
Проводим документ:
Снятия денег сотрудником через корпоративную карту отображается тем же документом списания с расчетного счета.
Указываем вид операции "Перечисление подотчетному лицу"; в качестве счета указываем 55.04 и наш карточный счет; в качестве получателя (подотчетного лица) выступает держатель карты:
Проводим документ:
В момент снятия сотрудником наличных по корпоративной карте банк удержит комиссию. Эта комиссия также оформляется документом списания с расчётного счёта:
Проводим документ:
И, наконец, снявший под отчет деньги сотрудник обязан по ним отчитаться - приложить оправдательные документы.
В бухгалтерии эта операция отражается документом "Авансовый отчет".
Заходим в раздел "Банк и касса" пункт "Авансовые отчеты":
Создаём новый документ:
Проводим его:
Вот так легко и просто можно работать с корпоративными картами в 1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0.
Мы молодцы, на этом всё
Кстати, на новые уроки...
Бухгалтер Ольга Климова поделилась ценными дополнениями к статье - я с удовольствием публикую их для всех читателей.
В очень небольших организациях корпоративная именная карта может открываться прямо к основному расчетному счету. Сбербанк, например, активно практикует это для микропредприятий. И тогда учет ведется без использования счета 55 и "Списания с расчетного счета". Сотрудник просто обналичивает деньги через банкомат или расплачивается карточкой: Дт 71 Кт 51.
Цитата из статьи: "... Организация пополняет карточный счёт, к которому привязаны корпоративные карты сотрудников... Создаём документ "Списание с расчетного счета" ...".
Как вести учет расчетов по корпоративной карте в 1С: Бухгалтерия?
Сегодня практически все компании используют корпоративные карты. Их использование очень удобный процесс и универсальный. Например, очень удобно применять такие карты в командировках или при осуществлении хозяйственных и представительских расходов. А также при необходимости снять наличные средства.
Для движения денег по корпоративной карте в банке открывается специальный счет, который в последствии привязывается к ней.
Для ведения учета денег по корпоративной карте используется счет 55 «Специальные счета в банках», субсчет 55.04 «Прочие специальные счета».
Как отражаются операции по пополнению корпоративной карты?
С расчетного счета компании денежные средства перечисляются на специальный карточный счет. Эта операция отражается проводкой ДТ 55.04 КТ 51.
В программе 1С такую операцию можно осуществить в разделе «Банк и касса», во вкладке «Банковские выписки».
Для этого нужно списать средства с расчетного счета на карту при помощи кнопки «Списание».
В графе «Вид операции» необходимо указать операцию «Перевод на другой счет организации». Затем, необходимо выбрать наименование организации и банковский счет по корпоративной карте. Также нужно расставить счета учета, а именно по дебету должен стоять счет 55.04, а по кредиту - 51.
После того как документ будет правильно заполнен, необходимо нажать кнопку «Провести». Операция будет проведена и автоматически сформируются проводки. Их можно посмотреть на вкладке «ДтКт».
После просмотра «Записать и закрыть» все операции.
Как происходит снятие денег с корпоративной карты?
Корпоративная карта - это карта организации и все деньги, которые снимаются с нее являются подотчетными. То есть фактически сотрудник, снимая деньги с карты обязан отчитаться за них.
Например, сотрудник организации получил корпоративную карту для покупки канцелярских товаров. Он снял наличные средства в банкомате и расплатился ими в магазине за канцелярские товары.
Снятие денег в банкомате, в программе 1С необходимо отразить операцией на вкладке «Банк и касса» — «Банковские выписки» — «Списание с расчетного счета».
Во вкладке «Вид операции» необходимо указать «Перечисление подотчетному лицу».
В счете учета указать счет 55.04 и привязать его к счёту корпоративной карты. В графе «Подотчетное лицо» необходимо указать сотрудника, который снимал деньги с карты и который впоследствии будет отчитываться по этим суммам перед бухгалтерией.
После проведения этого документа автоматически сформируется проводка ДТ 71.01 Кт 55.04. Ее можно посмотреть на вкладке «ДтКт».
Как отразить комиссию банка при снятии наличных денежных средств с корпоративной карты?
Банк при снятии наличных денег с карты взимает с компании комиссию. В программе 1С, снятие комиссии также производится через функцию «Списание с расчетного счета».
В графе «Вид операции» необходимо выбрать «Прочее списание». В графе «Счет учета» указать нужно счет 55.04 и привязать его к банковскому счет корпоративной карты. В дебете указать счет 91.02, на котором происходит учет банковских комиссий. В графе «Прочие доходы и расходы» необходимо указать статью «Расходы на услуги банков».
После проведения этой операции автоматически сформируется проводка: ДТ 91.02 - КТ 55.04.
Очень часто компании работают с Банк-клиентом. И все выписки автоматически загружаются в программу. То есть никакого списания с расчетного счета делать не надо. Они будут оформлены автоматически. Бухгалтеру нужно будет только проверить и по необходимости исправить «Вид операции» и «Счет учета».
Как подтвердить расходы по корпоративной карте?
После того как подотчетным лицом будут совершены операции по корпоративной карте, необходимо составить авансовый отчет.
В программе 1С этот документ формируется во вкладке «Банк и касса» — «Касса» — «Авансовые отчеты».
Для того чтобы отразить расходы по корпоративной карте, необходимо создать авансовый отчет и заполнить все необходимые графы.
В графе «Авансы» нужно отразить «Списание с расчетного счета» именно той суммы, которая была сформирована ранее.
Затем переходим на вкладку «Товары». В этой вкладке заполняется информация о приобретении всех канцелярских товаров, указываются счет учета и выделяется или не выделяется НДС.
После проведения документа программа автоматически сформирует проводки: ДТ 26 КТ 71.01.
Еще совсем недавно на большинстве предприятий для удобства ведения хозяйственной деятельности использовались чековые книги. На смену этим архаизмам пришел более современный вариант – корпоративная карта Сбербанка для юридических лиц.
Как активировать платежный инструмент и как правильно им пользоваться?
Карточка оформляется на конкретного человека, который использует поступившие на баланс средства компании и отчитывается за их использование.
Перечислим, для чего нужна корпоративная карта Сбербанка:
Карточка имеет ряд достоинств как для ИП, юрлиц и персоналу. Для владельцев бизнеса это:
Выданный пластик значительно облегчает работникам некоторые аспекты в их деятельности:
Выдача пластиков для корпораций – услуга бесплатная, но само обслуживание – платное. Сбербанк по корпоративной карте устанавливает определенные тарифы. Ежегодное обслуживание карточек MasterCard Business и Visa Business – 1200 руб., а аналогов в иностранной валюте – 50 евро или долл. США. Для этого вида платежного инструмента потребуется первоначальный взнос в двукратном размере ежегодного платежа. Для остальных пластиков размер первого взноса определяет юридическое лицо.
Вариант «Бюджетный» предусматривает как бесплатное открытие, так и обслуживание. Ежегодный платеж по пластику «Корпоративный» составляет 250 руб. на каждого держателя.
Перед тем, как провести оформление, юрлицу потребуется обратиться в отдел по обслуживанию корпоративных клиентов для открытия счета предприятия. Все оформленные карточки прикрепляются именно к этому бизнес-счету.
Стоит знать, что для любого количества пластиков понадобиться всего один счет, а необходимое количество пластика определяет сам владелец предприятия. После этого перечисляются деньги в качестве первоначального взноса.
А затем необходимо оформить заявление на выпуск карточек в нужном количестве. Данную процедуру можно осуществить как в самом отделении, так и подать заявку через интернет-банкинг.
Заказ происходит по инициативе компании с установлением определенных лимитов
В это же время предприятие устанавливает нужные лимиты по пластикам персонала (размер лимита определяется потребностями компании) и подает данный реестр в банковское учреждение. После этого карточки будут готовы и их можно получить через несколько дней в отделении.
При оформлении пластика на нем записываются данные пользователя и предприятия, где он работает.
Чтобы проводить все операции правильно, необходимо знать, как пользоваться подобным платежным инструментом:
Есть одно ограничение для снятия средств с карточки – в качестве зарплаты сотрудников или на другие социальные нужды. Снять деньги с корпоративной карты Сбербанка наличными можно в любом банкомате или терминале, как на территории РФ, так и за ее пределами. При выдаче средств банком изымается комиссия. Процедура снятия отражается списанием с расчетного счета предприятия всей суммы с комиссионными. Работник в обязательном порядке предоставляет документ, подтверждающий операцию.
Бухгалтерский учет по корпоративной карте не такой сложный, как кажется изначально. Для опытных бухгалтеров не составляет никакой сложности в отражении операций. Как правило, сложность возникает при составлении отчета по корпоративной карте самого работника, на которого она была выпушена.
Корпоративная карта – это расчетно банковская карта, которая принадлежит самому предприятию и привязана к его расчетному счету, но при этом выдается работнику предприятия. Корпоративная карта предназначена для оплаты расходов, которые связаны с хозяйственной или основной деятельностью предприятия. К оплате по корпоративной карте можно отнести оплату накладных, представительских расходов, а так же транспортных и командировочных, а так возможность получать наличные средства для расчета с контрагентами.
Важно!!! Корпоративная карта не может быть использована для выплаты заработной платы и иных выплат социального характера.
Их выше сказанного можно сделать вывод, то, что корпоративная карта представляет собой аналог выданных средств в подотчет.
Корпоративная карта может быть выдана как дебетовая, так кредитная.
Для выпуска корпоративной карты предприятию необходимо обратиться в обслуживающий банк и заключить договор о выпуске и обслуживания корпоративных карт, где будут отражены все сведения о сотрудниках, которые будут пользоваться корпоративными картами. Вместе с договором необходимо приложить заявления сотрудников и необходимо сразу на них оформить доверенность от самой организации. В обязательном порядке в течение семи дней после открытия корпоративной карты необходимо уведомить налоговую инспекцию. За нарушение данного требования предусмотрены штрафные санкции в размере 5000 рублей согласно статьи 118 НК РФ.
Корпоративные карты можно разделить на два вида:
Поступление денежных средств на корпоративную карту производиться безналичным путем с основного расчетного счета предприятия. Для этого необходимо составить платежное поручение и направить в банк для исполнения.
Расход денежных средств производиться только с использованием корпоративной карты. Это могут быть как безналичные операции, например, оплата производиться по терминалу, или выдача в наличной форме, то есть снятие денежных средств в банкомате для оплаты расходов связанных с хозяйственной деятельностью предприятия.
На корпоративные карты не распространяются установленные лимиты ЦБ для расчетов наличными средствами. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.
Корпоративная карта позволяет руководителю предприятия куда, когда и на что потрачены денежные средства предприятия сотрудником. Поэтому рассмотрим какие имеет корпоративная карта преимущества:
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Для осуществления учета и контроля за движением корпоративной карты и средств на карточных счетах необходимо:
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
В бухучете операции по картам отражаются с применением счетов 55 «Специальные счета в банках» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Типовые операции представлены в таблице:
Дт | Кт | Содержание | Примечание |
55 | 51 | Пополнение корпоративной карты | Счет 55 ведется в аналитике по каждому карточному счету |
55 | 66 | Использование кредитных средств банка | Для кредитной карты и овердрафта |
91 | 55 | Списана оплата услуг или комиссия банка по карте | |
71 | 55 |
| Проводка выполняется в том случае, если у бухгалтерии есть средства оперативного контроля за движениями по карте, например интернет-банк |
25, 26, 44, 60, 76 | 71 | Отражен отчет сотрудника по израсходованным суммам | Проводка делается на дату принятия отчета |
71 | 57 | Отражен факт использования сотрудником карты для оплаты расходов |
|
57 | 55 | Отражено использование картсредств по отчету банка и отчету работника | На дату получения отчета банка |
91 | 66 | Начислены проценты за пользование кредитными средствами | Для кредитных карт и овердрафта |
66 | 55 | Погашен кредит по кредитной карте | Обычно в сумме предъявляемого банком обязательного платежа по карте |
Вопрос № 1 В какие сроки сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией за использованные денежные средства?
Ответ: Сотрудник отчитывается перед бухгалтерией в тот срок, который указан в специально разработанном положение по корпоративным картам.
Вопрос №2 Может ли руководитель предприятия потребовать с работника ущерб за нецелевое использование денежных средств?
Ответ: Да, может, только при этом необходимо соблюдать ряд условий, а именно: размер ущерба можно оценить, доказать, необходимо оформить приказ на удержание ущерба с заработной платы не позднее месяца с момента установления ущерба, размер производимого удержания соответствуют нормам согласно законодательству, а так же работник не оспаривает удержание.
Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента - корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.
Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.
Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.
По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом - кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период - срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.
Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.
Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.
Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.
Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.
После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.
Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:
Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.
Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).
При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:
Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:
Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,
Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.
Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.
Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.
Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.
Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.
Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:
Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:
Д 71 К 55 (51)
Услуги банка относятся на операционные расходы:
Д 91 К 55 (51)
После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:
Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС
Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам
В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.
Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:
Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.
Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица - то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:
Д 60 К 55 (51)
Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:
Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60
Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:
Д 71 К 55 (51) на сумму платежа
Д 55 К 66 на сумму кредита
Начисление процентов за пользование кредитом:
Гашение кредита:
Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.
Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:
При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.
Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:
Внесение средств на специальный карточный счет:
Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.
Статьи по теме: | |
Как положить деньги на телефон с карты Альфа-Банка?
Новая услуга для клиентов Альфа-Банка - оплата связи и других сервисов с... Как купить телефон в рассрочку или кредит без дополнительных навязанных услуг
Невозможно представить современного человека без мобильного телефона или... К чему ведет чрезмерная диверсификация
Диверсификация – распределение инвестиционного портфеля по разным... |